How to write a cover letter

EmploymentHUB

 A cover letter is a single-page letter that should be part of any job application.

cover letter

هو خطاب من صفحة واحدة يجب أن يكون جزءًا من أي طلب وظيفة في جميع الاوقات من المفترض تضمين هذا الخطاب ولكن في بعض الاحيان ليس عليك تضمينه ان لم يطلب منك

The purpose of a cover letter

 A cover letter needs to:

  • introduce you
  • mention the job (or kind of job) you’re applying for (or looking for)
  • match your skills and experiences with the skills and experiences required by the job
  • encourage the reader to read your resume
  • finish with a call to action (for example, requesting an interview or asking to meet).

For more about each of these steps, check out “What to include on your cover letter” section on this page.

يحتاج خطاب التغطية إلى:
أعرض لكم
أذكر الوظيفة (أو نوع الوظيفة) التي تتقدم إليها (أو تبحث عنها
تطابق مهاراتك وخبراتك مع المهارات والخبرات المطلوبة من قبل الوظيفة
شجع القارئ على قراءة سيرتك الذاتية
إنهاء مع دعوة إلى العمل (على سبيل المثال ، طلب مقابلة أو طلب مقابلة.
لمزيد من المعلومات حول كل خطوة من هذه الخطوات ، راجع قسم “ما سيتم تضمينه في خطاب التقديم” في هذه الصفحة

How long should a cover letter be?


A cover letter shouldn’t be more than one page. It’s only meant to be a summary of the information you put in your resume, so remember to keep things short.

يجب ألا يكون خطاب التغطية أكثر من صفحة واحدة. من المفترض فقط أن تكون ملخصًا للمعلومات التي تضعها في سيرتك الذاتية ، لذا تذكر أن تبقي الأمور قصيرة.

Matching your cover letter to the job


You should never use the same cover letter for different job applications. Your cover letter needs toas much as possible address the selection criteria stated on the job advertisement to show that you know what the job involves and what the organisation is looking for.

To do this you need to be as specific as you can about your skills and qualities and how they match the job or organisation’s needs.`

eg

يجب عليك عدم استخدام نفس خطاب التغطية لتطبيقات العمل المختلفة. يجب أن يوضح خطاب التغطية أنك تعرف ما ينطوي عليه العمل وما تبحث عنه المنظمة.
للقيام بذلك ، يتعين عليك أن تكون محددًا بقدر ما تستطيع بشأن مهاراتك وصفاتك وكيف تتناسب مع احتياجات الوظيفة أو المنظمة.
Here are three simple ways to make your cover letter as specific as possible:
فيما يلي ثلاث طرق بسيطة لجعل خطاب التغطية الخاص بك محددًا قدر الإمكان:

1. Find out who to address it to


Try not to address your letter “To Whom It May Concern” if you can. Finding out who to address your application to takes a little bit of effort, but it’s worth it.

If you found the job in an ad, the ad will probably name a person to send the application to. If not, contact the employer or advertiser and ask who to send the application to. It’s best to call if you can, but you can also email them if you don’t have a contact phone number for them.

If you manage to find out the person’s name, don’t use their first name. Use either “Mr.” or “Ms.” and their last name instead.

حاول ألا تتناول خطابك “لمن يهمه الأمر” إذا كنت تستطيع ذلك. إن معرفة من يتعامل مع طلبك يتطلب مجهودًا قليلًا ، ولكنه يستحق ذلك.
إذا عثرت على الوظيفة في أحد الإعلانات ، فربما يسمي الإعلان شخصًا لإرسال التطبيق إليه. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاتصل بصاحب العمل أو المعلن واسأل عن من يرسل الطلب إليه. من الأفضل الاتصال إذا كنت تستطيع ذلك ، ولكن يمكنك أيضًا مراسلتهم عبر البريد الإلكتروني إذا لم يكن لديك رقم هاتف للاتصال بهم.
إذا تمكنت من معرفة اسم الشخص ، فلا تستخدم اسمه الأول. استخدم إما “السيد” أو “السيدة” واسم العائلة بدلا من ذلك.

2. Find out more about the job


When finding out who to address your application to, you could also try to contact that person so you can ask questions that can help you match your cover letter (and resume) to the job.

Questions you could ask include:

  • Does the job involve working as part of a team?
  • Who would I be reporting to if I got the job?
  • Can you tell me more about the kind of people you’re looking for?
  • Is there a position description I can look at (only ask this if the job ad didn’t mention a position description)?

The answers to these questions can give you some ideas for things to mention in your cover letter.

عند معرفة من يخاطب طلبك ، يمكنك أيضًا محاولة الاتصال بهذا الشخص حتى تتمكن من طرح الأسئلة التي يمكن أن تساعدك في مطابقة خطاب التغطية (واستئناف العمل) مع الوظيفة.
تتضمن الأسئلة التي يمكنك طرحها ما يلي:
هل تتضمن الوظيفة العمل كجزء من فريق؟
من الذي سأبلغ عنه إذا حصلت على الوظيفة؟
هل يمكنك إخباري بالمزيد عن نوع الأشخاص الذين تبحث عنه؟
هل هناك وصف للموضع يمكنني الاطلاع عليه (اسأل هذا فقط إذا لم يذكر إعلان الوظيفة وصفًا للموضع)؟
يمكن أن تعطيك الإجابات على هذه الأسئلة بعض الأفكار لأشياء تذكرها في خطاب التقديم.

3. Find out more about the company


Finding out more about a company is another good way to work out how to tailor your cover letter and to help you prepare for the interview. Here are some tips:

  • If you know the name of the company, look for information online.
  • If the company has a website, visit it (especially their About Us page).
  • If the company name isn’t in the ad, call the recruitment agency or advertiser and ask who the employer is.
يعد اكتشاف المزيد حول الشركة طريقة أخرى جيدة لتحديد كيفية تفصيل خطاب التغطية الخاص بك. هنا بعض النصائح:
إذا كنت تعرف اسم الشركة ، ابحث عن المعلومات عبر الإنترنت.
About About Usإذا كانت الشركة تمتلك موقعًا على الويب ، فقم بزيارته (خصوصًا صفحة .
إذا لم يكن اسم الشركة موجودًا في الإعلان ، فاتصل بوكالة التوظيف أو المعلن واسأل عن صاحب العمل.

What you should include in your cover letter


Here’s a list of things you should include in your cover letter. For examples of how to include these things, visit  Sample cover letters page.

 إليك قائمة بالأشياء التي يجب تضمينها في خطاب التقديم الخاص بك. للحصول على أمثلة حول كيفية تضمين هذه الأشياء ، تفضل بزيارة صفحة رسائل الغلاف الخاصة بنا.

Your name and contact details


Put your name and contact details at the top of your cover letter. You don’t have to give your postal address, but you do need to include your email and phone number.

Make sure you’ll be able to answer the number you give. Don’t give your landline number if you’re not going to be home to answer it.

Your email address should create a professional impression. Don’t use an email address like yolo@zapbangpowdude.co.uk.

If you don’t have a professional email address, you can make one with a free email provider. Make it simple – something like your first name and your last name is a good way to go.

 ضع اسمك وتفاصيل الاتصال في أعلى خطاب التغطية الخاص بك. لا يتعين عليك تقديم عنوانك البريدي ، ولكنك تحتاج إلى تضمين بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك.
تأكد من قدرتك على الرد على الرقم الذي تقدمه. لا تعطي رقم هاتفك الثابت إذا لم تكن موطنا للإجابة عليه.
يجب أن يخلق عنوان بريدك الإلكتروني انطباعًا احترافيًا. لا تستخدم عنوان بريد إلكتروني مثل yolo@zapbangpowdude.co.uk.
إذا لم يكن لديك عنوان بريد إلكتروني احترافي ، فيمكنك إنشاء عنوان باستخدام مزود بريد إلكتروني مجاني. اجعلها بسيطة – شيء مثل اسمك الأول واسم عائلتك

Their name and contact details


Under your own name and contact details you should include:

  • the name of the person you’re writing to
  • their position or the name of their company
  • their contact details.

If you’re having trouble finding this information you can call the company to ask who you should address your application to.

You can also use “To Whom It May Concern”, but try to only use this as a last resort.

تحت اسمك وتفاصيل الاتصال الخاصة بك يجب أن تشمل:
اسم الشخص الذي تكتب إليه
موقعهم أو اسم شركتهم
تفاصيل الاتصال بهم.
إذا كنت تواجه مشكلة في العثور على هذه المعلومات ، فيمكنك الاتصال بالشركة للاستفسار عمن يجب عليك تقديم الطلب إليه.
يمكنك أيضًا استخدام “لمن يهمه الأمر” ، ولكن حاول استخدام هذا فقط كملاذ أخير.

The name of the job you’re going for


At the start of your cover letter you need to explain which job you’re applying for.

You can either do this on a line by itself (for example, “Re: Application for Stock Controller position”) or in the opening paragraph (for example, “I am writing to apply for the recently advertised Stock Controller position.”)

For examples of how to do this, visit  Sample cover letters page.

في بداية خطاب التغطية ، يتعين عليك توضيح الوظيفة التي تتقدم بطلب للحصول عليها.
يمكنك إما القيام بذلك على سطر من تلقاء نفسه (على سبيل المثال ،
(“Re: Application for Stock Controller position”)
أو في فقرة الافتتاحية (على سبيل المثال ، “أنا أكتب للتقدم بطلب لموضع المراقب المالي المعلن عنه مؤخرًا.
للحصول على أمثلة حول كيفية القيام بذلك ، تفضل بزيارة صفحة رسائل الغلاف الخاصة بنا.

A list of your relevant skills


Your letter should include a brief summary that matches your skills and experiences to the job description. A short bullet-pointed list is fine.

If you’re answering a job ad, either the ad or the position description may provide a list of skills and experiences that are essential for doing the job. It may also provide a list of “desirable” skills and experience. Your cover letter needs to respond to all of the items on the “essential” list and as many items as possible on the “desirable” list in as short a way as possible.

Remember that if you say you have a skill or experience, you need to show how you’ve used it or how you got it (for example, if you say you’ve got child-minding skills, mention some jobs where you’ve used them).

For examples of how to do this, visit  Sample cover letters page.

يجب أن يتضمن رسالتك ملخصًا موجزًا يطابق مهاراتك وخبراتك مع الوصف الوظيفي. قائمة قصيرة رصاصة مدببة على ما يرام.
إذا كنت تقوم بالرد على إعلان وظيفي ، فربما يوفر الإعلان أو وصف الموقع قائمة بالمهارات والخبرات الضرورية للقيام بالمهمة. قد يوفر أيضًا قائمة بالمهارات والخبرات “المرغوبة”. يحتاج خطاب التغطية إلى الرد على جميع العناصر الموجودة في القائمة “الأساسية” وعلى أكبر عدد ممكن من العناصر في قائمة “المرغوب فيه” بأقصر طريقة ممكنة.
تذكر أنه إذا قلت أن لديك مهارة أو خبرة ، فعليك أن تشرح كيف استخدمتها أو كيف حصلت عليها (على سبيل المثال ، إذا قلت إنك تتمتع بمهارات رعاية الطفل ، أذكر بعض الوظائف التي استخدمها).
للحصول على أمثلة حول كيفية القيام بذلك ، تفضل بزيارة صفحة رسائل الغلاف الخاصة بنا.

A summary of why you’re right for the job


After listing your skills and experience you should explain why these mean you’re suited to the job (for example, “The combination of my interest in AFL and my experience with book-keeping makes me ideally suited for this job.”)

:

For examples of how to do this, visit Sample cover letters page.

AFLبعد سرد مهاراتك وخبراتك يجب أن تشرح لماذا يعني هذا أنك تتلاءم مع الوظيفة (على سبيل المثال ، “الجمع بين اهتمامي بال  وتجربتي في حفظ الكتب يجعلني مناسبة بشكل مثالي لهذه الوظيفة.”)
للحصول على أمثلة حول كيفية القيام بذلك ، تفضل بزيارة صفحة رسائل الغلاف الخاصة بنا.

Speak their language


Using the same language as people who do a particular job is a good way to convince people you’re suited to the job.

Getting familiar with what a company does and how it talks about itself can give you ideas about things to mention in your cover letter, and how to talk about them.

For example, if there’s a tool or software or skill the job requires, like machining tools or cash handling, mention it in your cover letter (but make sure you mention it correctly!).

Read the “Matching your cover letter to the job” section on this page for tips on finding out more about a company.

إن استخدام نفس اللغة مثل الأشخاص الذين يقومون بعمل معين هو وسيلة جيدة لإقناع الناس بأنك مناسب لهذا المنصب.
إن التعرف على ما تفعله الشركة وكيف تتحدث عن نفسها يمكن أن يعطيك أفكار حول الأشياء التي يجب أن تذكرها في خطاب المقدمة ، وكيفية التحدث عنها.
على سبيل المثال ، إذا كانت هناك أداة أو برنامج أو مهارة تتطلبها الوظيفة ، مثل أدوات المعالجة الآلية أو التعامل النقدي ، فأذكرها في خطاب التقديم الخاص بك (ولكن تأكد من ذكرها بشكل صحيح!).
اطلع على قسم “مطابقة خطاب مقدمة إلى وظيفتك” في هذه الصفحة للحصول على نصائح حول معرفة المزيد عن الشركة.

Ask them to read your resume & contact you


Your cover letter should finish by asking the reader to read your resume. It should also ask them to contact you about an interview.

Try something simple like, “I have attached a copy of my resume. I look forward to hearing from you about this job.”

For more examples of ways to finish a cover letter, visit  Sample cover letters page.

يجب أن تنتهي رسالة التغطية الخاصة بك عن طريق مطالبة القارئ بقراءة سيرتك الذاتية. يجب أن تطلب منهم أيضًا الاتصال بك بشأن مقابلة.
جرّب شيئًا بسيطًا مثل “لقد أرفقت نسخة من سيرتي الذاتية. وأتطلع إلى الاستماع إليك بشأن هذه الوظيفة.”
لمزيد من الأمثلة عن طرق إنهاء خطاب التغطية ، تفضل بزيارة صفحة رسائل الغلاف الخاصة بنا.

 

What you shouldn’t include in your cover letter


Just as important as the things you should include on your cover letter are the things that should never be on your cover letter. Here are some things to watch out for.

لا تقل أهمية الأشياء التي يجب عليك تضمينها في خطاب التقديم الخاص بك عن الأشياء التي يجب ألا تكون في رسالة التغطية الخاصة بك. إليك بعض الأشياء التي يجب الانتباه لها.

Typos or mistakes


Always spellcheck your cover letter. It’s even better to get someone else to read it and point out any mistakes or confusing things. People you could ask to read over your cover letter include friends, family members, your careers teacher or a careers counsellor at your university or TAFE.

Double-check everything in your cover letter. If you mention a company’s name, make sure you get it right. If you mention places you’ve worked before, make sure you get their names right too. Mistakes on cover letters are worse than typos.

قم دائمًا بتدقيق خطاب التغطية الخاص بك. من الأفضل أن تجعل شخصًا آخر يقرأها ويشير إلى أي أخطاء أو أشياء مربكة. الأشخاص الذين TAFEيمكنك مطالبتهم بقراءة كتابك يشمل الأصدقاء وأفراد العائلة ومعلمك المهني أو مستشار الوظائف في جامعتك أو .
تحقق جيدًا من كل شيء في خطاب التقديم. إذا ذكرت اسم الشركة ، فتأكد من صحتها. إذا ذكرت الأماكن التي عملت بها من قبل ، فتأكد من الحصول على أسمائها بشكل صحيح أيضًا. الأخطاء على أحرف الغلاف هي أسوأ من الأخطاء المطبعية.

Including your whole resume


Don’t cut and paste your resume into your cover letter. Try to re-word the information on your resume rather than just repeating it. Keep your cover letter short and let your resume tell the whole story.

لا تقص وسحب سيرتك الذاتية في خطاب المقدمة. حاول إعادة صياغة المعلومات على سيرتك الذاتية بدلاً من تكرارها. أبقِ رسالة التغطية قصيرة ودع سيرتك الذاتية تحكي القصة كاملة.

Using “I” too much


Try to make sure that you don’t fill your cover letter with things like “I believe”, “I have” and “I am”.

Once you’ve written your letter, read over it and try to take out or rewrite as many sentences that start with “I” as you can.

حاول أن تتأكد من عدم ملء خطاب المقدمة بأشياء مثل “أنا أؤمن” و “لدي” و “أنا”.
بمجرد كتابة رسالتك ، اقرأها وحاول إخراج أو إعادة كتابة العديد من الجمل التي تبدأ بـ “أنا” قدر المستطاع.

Don’t mention your other job applications


You’ll probably have more than one job application on the go at any one time. It’s important, though, not to mention other job applications. You’re trying to convince people you really want the job. It’s hard to do that if they know you’re looking for other jobs as well.

Even though most people assume you’re applying for more than one job at a time, it’s a good idea not to act like you are.

من المحتمل أن يكون لديك أكثر من تطبيق وظيفة أثناء التنقل في أي وقت. من المهم ، على الرغم من ذلك ، ناهيك عن تطبيقات العمل الأخرى. أنت تحاول إقناع الناس أنك تريد المهمة حقًا. من الصعب القيام بذلك إذا كانوا يعرفون أنك تبحث عن وظائف أخرى أيضًا.
على الرغم من أن معظم الناس يفترضون أنك تتقدم بطلب للحصول على أكثر من وظيفة واحدة في كل مرة ، فمن الجيد ألا تتصرف مثلك.

Writing a cover letter when there’s no job advertised


Sometimes you might want to work for a particular business or organisation even though there haven’t been any jobs advertised with them. This is often called “cold calling”.

Contacting a business directly to ask if there are any jobs available can show that you’re motivated and enthusiastic. It could even get you a job.

Even if there’s no job currently available, there’s a chance the business could keep your details on file and get in touch when a job does become available.

A cold-calling cover letter can be written like any other cover letter, with just a few differences. It should:

  • show you’ve researched the organisation or business and know about what it does
  • mention why you’re interested in working for them (in terms of what they do and your own long-term goals)
  • show how your skills, experience and interest fit in with the goals of the business or organisation
  • let them know what you’re hoping for (for example, you might want to know about positions currently available or speak to someone about what it’s like to work there)
  • finish the letter by saying that you’ll contact them again soon, but that you’re happy to talk to them if they want to contact you before that.

If you haven’t heard back in a couple of weeks, it’s okay to contact them again to ask for a response. You could try emailing them or calling them to discuss your letter directly.

Cold calling cover letter template is an example of this kind of cover letter. For more information about approaching organisations and businesses directly, visit our Cold calling – What is it? page.

في بعض الأحيان قد ترغب في العمل في شركة أو مؤسسة معينة على الرغم من عدم وجود أي وظائف يتم الإعلان عنها. هذا غالبا ما يسمى “الدعوة الباردة”.
يمكن أن يؤدي الاتصال بنشاط تجاري مباشر لمعرفة ما إذا كانت هناك أية وظائف متاحة إلى إظهار أنك متحمس ومتحمس. يمكن أن تحصل حتى على وظيفة.
حتى إذا لم تكن هناك وظيفة متاحة حاليًا ، فهناك احتمال أن تحتفظ الشركة ببياناتك في ملف وتواصل عندما تصبح الوظيفة متاحة.
يمكن كتابة خطاب تغطية دعوة باردة مثل أي خطاب تغطية آخر ، مع بعض الاختلافات. أنه ينبغي:
أوضح أنك بحثت عن المنظمة أو النشاط التجاري وتعرف ما تفعله
أذكر سبب اهتمامك بالعمل معهم (من حيث ما يفعلونه وأهدافك طويلة المدى)
توضيح كيف تتلاءم مهاراتك وخبراتك واهتماماتك مع أهداف العمل أو المنظمة
دعهم يعرفون ما الذي ترغب فيه (على سبيل المثال ، قد ترغب في معرفة المواقف المتاحة حاليًا أو التحدث إلى شخص ما حول ما يشبه العمل هناك)
قم بإنهاء الرسالة بقولك أنك ستقوم بالاتصال بهم مرة أخرى قريبًا ، ولكن سيكون من دواعي سرورنا التحدث إليهم إذا كانوا يريدون الاتصال بك قبل ذلك.
إذا لم تكن قد سمعت مرة أخرى في غضون أسبوعين ، فلا بأس من الاتصال بهم مرة أخرى لطلب الرد. يمكنك محاولة إرسالها بالبريد الإلكتروني أو الاتصال بهم لمناقشة رسالتك مباشرة.
إن قالب خطاب غطاء الاتصال البارد هو مثال على هذا النوع من خطابات الغلاف. لمزيد من المعلومات حول الاقتراب من المؤسسات والشركات مباشرة ، قم بزيارة الاتصال البارد لدينا – ما هو؟ الصفحة

Email cover letters


Sometimes you’ll be asked to send your cover letter as an email instead of a separate document. If this happens you should:

  • write your name and the job title in the email subject line (for example, ” Jayani Lal – Application for Administration Assistant role”)
  • remember you still need to use the name of the person you’re writing to
  • avoid formatting the body of the email like a letter – leave out the contact details and just go straight to the “Dear XXXX” part.
  • end the email with a professional signature that includes your phone number
  • always send the email from a professional email address.

For more about email cover letters, visit  Sample cover letters page and choose the email cover letter template that matches your level of experience.

في بعض الأحيان ، سيُطلب منك إرسال خطاب التغطية كبريد إلكتروني بدلاً من مستند منفصل. إذا حدث هذا يجب عليك:
اكتب اسمك والمسمى الوظيفي في سطر موضوع البريد الإلكتروني (على سبيل المثال ،
“Jayani Lal – Application Assistant for Administration Assistant role”)
تذكر أنك لا تزال بحاجة إلى استخدام اسم الشخص الذي تكتب إليه
تجنب تنسيق نص البريد الإلكتروني كرسالة – اترك تفاصيل الاتصال وانتقل مباشرةً إلى الجزء “عزيزي XXXX”.
قم بإنهاء البريد الإلكتروني بتوقيع احترافي يتضمن رقم هاتفك
إرسال البريد الإلكتروني دائمًا من عنوان بريد إلكتروني احترافي.
لمزيد من المعلومات حول رسائل البريد الإلكتروني ، تفضل بزيارة صفحة “نموذج التغطية” الخاصة بنا واختر قالب خطاب البريد الإلكتروني الذي يطابق مستوى خبرتك.

What to do when only a cover letter is asked for


Some organisations may specifically ask you to respond to requirements of the job in a one-page cover letter instead of submitting a resume.

When this happens it’s important to link your experience to the job’s requirements in your cover letter. When writing this kind of cover letter you should:

  • include contact details (yours and theirs), a reference line and a brief introduction to yourself, as advised in “What to include in your cover letter”, section on this page.
  • briefly summarise your experience
  • use bullet points to clearly outline each requirement and how you meet it
  • conclude by asking them to contact you, as advised in “What to include in your cover letter” on this page.

For more about this kind of cover letter, visit  Sample cover letters page and choose the “Cover letter only” template that matches your level of experience.

قد تطلب منك بعض المنظمات على وجه التحديد الاستجابة لمتطلبات الوظيفة في خطاب تغطية من صفحة واحدة بدلاً من إرسال السيرة الذاتية.
عندما يحدث ذلك ، من المهم ربط تجربتك بمتطلبات الوظيفة في خطاب التقديم الخاص بك. عند كتابة هذا النوع من خطاب التقديم يجب عليك:
تضمين تفاصيل الاتصال (الخاصة بك ولهم) ، خط مرجعي ومقدمة موجزة لنفسك ، كما هو مذكور في قسم “ما يتم تضمينه في خطاب التغطية” ، في هذه الصفحة.
تلخيص تجربتك باختصار
استخدام النقاط لتوضيح كل المتطلبات بوضوح وكيف تلبيها
استنتج من خلال مطالبتهم بالاتصال بك ، وفقًا لما هو مذكور في “ما يجب تضمينه في خطاب التغطية” في هذه الصفحة.
لمزيد من المعلومات حول هذا النوع من خطابات التقديم ، تفضل بزيارة صفحة “نموذج الغلاف” الخاصة بنا واختر قالب
“Cover letter only” الذي يطابق مستوى خبرتك.

Cover letter templates


For more examples of ways to write a cover letter, visit Sample cover letters page , featuring templates you can download use to create your own cover letter.

قوالب رسالة الغلاف
لمزيد من الأمثلة عن طرق كتابة خطاب التقديم ، تفضل بزيارة صفحة رسائل الغلاف الخاصة بنا ، والتي تحتوي على نماذج يمكنك تنزيلها لإنشاء خطاب التقديم الخاص بك.

source  المصدر 

https://www.youthcentral.vic.gov.au

Translate »